Manual de procedimiento

*Summan S.A.S. : Será nombrada como “La Sociedad” en el siguiente texto

Summan S.A.S, identificada con el NIT.800.093.532- 7, con domicilio en Medellín, ubicada en la Calle 13 No. 43D 19, Interior 201, es una sociedad comprometida y responsable con la privacidad y la seguridad de los datos personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, consultores, contratistas, asesores, y otros; información que ha sido recolectada por esta Sociedad en virtud del desarrollo de su objeto social, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la sociedad ha adoptado la siguiente “Política de privacidad y protección de datos” en la cual, todas la personas relacionadas de forma directa o indirecta con esta Sociedad y de las cuales este incluida en la actualidad información de datos personales en nuestra base de datos o aquellos datos que en el futuro ingresen por cualquiera de los medios de recopilación de información que la Sociedad dispone, podrán conocer el procedimiento de recolección, conservación y tratamiento de los datos personales, así como los derechos, garantías y los procedimientos para hacerlos efectivos: transformando la forma en que operan las empresas y cómo ofrecen productos y servicios. En este artículo, exploramos cómo la IA está impactando diferentes sectores y cómo las empresas de todas las índoles pueden aprovecharla para potenciar su funcionamiento.

• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a varias personas naturales determinadas o determinables.
• Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento.
• Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.
• Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

La información suministrada por el Titular será incluida en nuestra base de datos y será utilizada para:

• Proporcionar nuestros servicios y productos.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la sociedad y el titular de los datos personales, conforme la relación existente con la sociedad.
• Usar la información con la finalidad de promocionar los productos, servicios y ofertas de la sociedad, por medios físicos o a través de nuestra página web, u otros medios usados para el efecto.
• Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el titular.
• Envío de comunicaciones relacionadas con los productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, entre otros, de la sociedad.
• Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.
• Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta Sociedad.
• Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular de los datos personales, o la persona que represente.
• Realizar estudios internos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.
• Para cumplir con los deberes de información que deba cumplir la sociedad por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.
• Podremos estar en contacto con el titular del dato personal en caso de existir riesgo frente a la protección de sus datos personales.
• Otras actividades que sean sujetas al desarrollo del objeto social de la sociedad y en las cuales necesariamente deben ser usados los datos personales del titular.

Summan S.A.S , identificada con el NIT 800.093.532-7, es el Responsable del tratamiento de los datos personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, consultores, contratistas, asesores, y otros; por esta razón, la sociedad obrará en cumplimiento de las obligaciones que se deriven de esta condición. Así las cosas, este tratamiento podrá ser encargado a quienes representen a la Sociedad o a quienes esta pueda contratar para el ejercicio de su representación o desarrollo de su objeto social, los cuales deberán obrar conforme a los procedimientos y la Política de Protección de Datos Personales, diseñados e implementados por la Sociedad para el efecto. Summan S.A.S, con domicilio en Medellín, fue inscrita en la Cámara de Comercio de Medellín. Se encuentra ubicada en la Calle 13 # 43D 19 Oficina 201 de la ciudad de Medellín. 

Información de contacto:

Teléfono:  (604) 605 15 72

Correo electrónico: gestioneslegales@summan.com

Página web: www.summan.com

El Tratamiento de los datos personales, deberá hacerse en los términos y alcance de la autorización emitida por el titular de los datos personales o en los términos establecidos en la legislación vigente para el efecto.

Las actividades de recolección y almacenamiento de datos personales las podemos realizar a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier mecanismo físico o digital o semejante de comunicación conocido o a través del suministro voluntario y directo que el titular de los datos personales le entrega a la sociedad, por los diferentes mecanismos antes mencionados.

Los titulares de los datos personales deberán:

• Autorizar al responsable para el tratamiento de los mismos, aceptando el aviso y el formato de autorización para el tratamiento de los datos personales.
• Podrá autorizar vía electrónica el tratamiento de los datos personales.
• En caso de requerir alguna modificación deberá informarla por escrito.
• Adicionalmente, la autorización podrá constar en los servidores de Summan S.A.S.
• Los titulares de los datos personales, deberán autorizar al responsable para el tratamiento de los mismos, aceptando el Aviso y formato de autorización, remitido mediante correo electrónico.
• Los datos personales almacenados por la sociedad, dependen de la relación directa o indirecta que el Titular tenga con la sociedad, para las cuales podrá ser necesario obtener por parte del titular datos como: nombre, dirección, número telefónico, dirección de residencia, correo electrónico, fecha de nacimiento, actividad profesional, entre otras, información que será usada para la finalidad descrita en la presente Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales.
• Para los datos recolectados con antelación a la expedición del Decreto 1377 de 2013, se enviará un correo electrónico a los titulares, y en caso de no recibir manifestación por parte del titular, la sociedad entenderá que está autorizado para continuar con el tratamiento de sus datos personales, hasta que el titular de los datos se manifieste expresamente en forma contraria, conforme al artículo 10 numeral 4 del Decreto 1377 de 2013.

• Dar garantía de manera efectiva al titular de los datos personales para ejercicio de sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013. Solicitar y conservar prueba de la respectiva autorización emitida por el titular de los datos personales para el tratamiento de sus datos. Informar al titular de los datos personales sobre la finalidad para el tratamiento de sus datos y la política de protección que se ha adoptado para estos. Conservar los datos personales según la finalidad para la cual fueron recolectados y bajo las condiciones de seguridad apropiadas, las cuales pretendan evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o el acceso no autorizado por parte de personas ajenas a la información.
• Actualizar los datos personales conforme a las indicaciones o solicitudes que sean requeridas por el titular de la información.  Rectificar los datos personales cuando se encuentren suministrados o descritos de forma incorrecta, según información de su titular. 
• Dar trámite y respuesta a las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales, mantener actualizado el estado de los datos personales cuando determinada información se encuentre en estado de discusión por parte del titular. Implementar las medidas de seguridad de datos personales, atendiendo las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. 
• Y en general dar tratamiento de los datos personales de conformidad con la autorización impartida por sus titulares y atendiendo los propósitos y finalidades establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los derechos que le asiste al Titular de los Datos Personales y ante su falta absoluta, a sus causahabientes, son los siguientes:

• Derecho a consultar sus datos personales en forma gratuita y a conocer si los mismos están siendo objeto de cualquier tratamiento por la sociedad responsable.
• Derecho a solicitar en cualquier tiempo la actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.
• Derecho a revocar en cualquier tiempo la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.
• Derecho a solicitar en cualquier tiempo prueba que acredite la existencia de la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Derecho a ser informado por parte de la sociedad sobre el uso de sus datos personales.
• Los demás previstos en la Ley.

Los Titulares de los datos personales podrán en cualquier momento presentar consultas, sugerencias, reclamos o quejas ante el Responsable del tratamiento de sus Datos Personales. Para la consecución de dichos trámites, el interesado deberá dirigir un correo electrónico a gestioneslegales@summan.com; la solicitud será atendida dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para el efecto. La solicitud deberá contener al menos, la información que se identifica a continuación:

Identificación del titular
Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja
Términos de la solicitud
Dirección para notificación.

Son deberes del titular de los datos personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, entre otros:

• Suministrar los datos personales en forma veraz, exacta, completa y oportuna. Ejercer los derechos conferidos por la ley en debida forma, sin abuso alguno.
• Consultar constantemente la información que la sociedad publique en su página web, en materia de protección de datos personales y temas afines. Actualizar los datos personales suministrados.

Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.“Para mayor información, lo invitamos a consultar la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 La presente “Política de privacidad y protección de datos” se publica el día 16 de agosto de 2016 y empieza a regir a parir del día de su publicación.

JUAN CAMILO POSADA TOBÓN

Gerente